עד לפני זמן לא רב, ידענו שחלק מאוד משמעותי מיום העבודה של עובדי מזכירות היא העיסוק במילוי טפסים. מילוי פרטים של לקוחות, יצירת דוחות, ניהול תהליכים שונים מול לקוחות כמו תלונות, ניהול מאגר לקוחות וכן הלאה. תוסיפו על זה את הצורך לשמור על כל הניירת הזו ולסדר ולארגן בתיקיות שונות על מנת שבעת הצורך אפשר יהיה לאתר את המסמך הרצוי ותגלו שעות עבודה יקרות שלמעשה הולכות על דברים שוליים לכאורה בניהול הבסיס של העסק. כאן בדיוק נכנסו לתמונה האמצעים הדיגיטליים, הטפסים המקוונים והאפשרות לנהל את כל הפורמטים באמצעים ממוחשבים. ברור שכל ההתנהלות הדיגיטלית מחייבת עבודה מאובטחת על מנת שהמידע יהיה שמור ומוגן וחתימות של לקוחות לא ייעלמו ויהיו מאובטחים כפי הראוי להם. כאן ישנה האפשרות של חתימה דיגיטלית מאובטחת שמבטיחה את השמירה על החיסיון ועל האמינות של החברה מול הלקוח. אי פורמס עם כל מה שאתם צריכים כדי להעביר את המשרד שלכם לפורמט דיגיטלי.
אפליקציה לחתימה על מסמכים
כולנו כבר מכירים את האפשרות הדיגיטלית של חתימה על מסמכים. כיום האפשרות הזו הפכה להיות אפשרות פעילה ואפילו מרכזית בכל החנויות בהם משלמים באמצעות כרטיס האשראי בכל הבנקים ולמעשה כל פעולה שאנחנו רוצים או צריכים לאשר, אנחנו יכולים למעשה לעשות באמצעים מקוונים ובאמצעות חתימה דיגיטלית. החתימה הדיגיטלית חוסכת הרבה מאוד עבור המשרדים והמקומות השונים בהם יש צורך לשמור על החתימה היות וכך המסמכים נשמרים במאגרים הממוחשבים ואין כל צורך בתיוק כל מסמך וארגון וסידור החומרים השנים בתיקיות מוסדרות על מנת שאפשר יהיה לאתר כל מסמך בקלות בעת הצורך. אפליקציה לחתימה על מסמכים, היא פתרון מעולה עבורכם.
מערכת טפסים מקוונים
מערכת טפסים מקוונים היא מערכת מאוד ידידותית למשתמש. הודות לשימוש בתוכנות הללו אפשר למעשה ליהנות משירות של הכנת המסמכים שנעשית באמצעים כל כך ידידותיים ונוחים עד שלעיתים זה עשוי לחסוך גם עבודה של גרפיקאית לצורך הכנה של המסמכים הללו. המערכות למעשה פועלות עם הממשקים השונים ומשתלבים נפלא עם כל מה שאולי כבר יש לכם במשרד. כך שוכלו להתחיל לעבוד בצורה הרבה יותר ממוקדת והרבה יותר יעילה בלי להתעסק עם הניירת, עם השמירה של הניירת, התיוק שלו וכל הסרבול שהוא יוצר. כך גם אין צורך בהעברה ידנית של כל הטפסים ורבים מהתהליכים יכולים להתבצע גם מבית הלקוח, כאשר הוא יכול לחתום במערכת המאובטחת ולשגר את המסמכים חזרה למשרד באמצעות הדוא"ל. אצלנו באי פורמס תצאו עם כל הפתרונות.
